ทุกวันนี้การตลาดทางอีเมล์ หรือที่เรียกว่า e-mail marketing ได้กลายเป็นช่องทางสื่อสารการตลาดที่สำคัญไปแล้ว ในปีที่ผ่านมาบริษัทในอเมริกาใช้งบประมาณในเรื่องนี้สูงถึง 400 ล้านเหรียญสหรัฐเลยทีเดียว

การทำตลาดผ่านทางอีเมล์นั้น มีข้อดีหลายประการเช่น รวดเร็ว ส่งปุ๊บปลายทางที่อาจอยู่อีกฟากหนึ่งของโลกก็ได้รับปั๊บ นอกจากนี้ยังมีต้นทุนต่ำ เพราะไม่ต้องติดแสตมป์เหมือนจดหมายแบบดั้งเดิม แถมยังสามารถส่งไปหาผู้รับจำนวนมากได้พร้อมๆกัน และติดตามได้ว่าอีเมล์ของเรานั้นส่งไปถึงปลายทางเรียบร้อยหรือไม่ และได้รับการเปิดอ่านหรือเปล่า

แต่ก็ใช่ว่าจะมีแต่ข้อดี ด้วยความที่ต้นทุนต่ำจึงมีผู้ทำการตลาดผ่านทางอีเมล์กันอย่างแพร่หลาย ทั้งที่ได้รับเชิญ และไม่ได้รับเชิญอย่างเช่นจดหมายขยะหรือ ‘สแปม’ (spam) ที่สร้างความเดือดร้อนรำคาญ และก่อให้เกิดความสับสนจนทำให้อีเมล์ที่ดีๆพลอยไม่ได้รับความสนใจไปด้วย นอกจากนี้ ‘สแปม’ เหล่านี้ยังอาจสร้างความเสียหายให้กับระบบเครือข่ายอีกด้วย

เทคนิคในการใช้อีเมล์อย่างปลอดภัยและได้ผลนั้นก็มีดังต่อไปนี้ครับ

1.อีเมล์แอดเดรส (e-mail address) หรือชื่อที่ใช้ในการรับส่งอีเมล์นั้นควรจะเป็นที่เชื่อถือได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อธุรกิจอีเมล์ที่ใช้ก็ควรเป็นอีเมล์ขององค์กรนั้นๆ อย่างเช่น name@company.co.th ไม่ควรเป็นฟรีอีเมล์ เพราะดูแล้วไม่น่าเชื่อถือว่าส่งมาจากองค์กรนั้นจริงหรือไม่ สำหรับเรื่องส่วนตัวก็ควรมีอีเมล์ส่วนตัวเอาไว้ใช้ต่างหาก ไม่ควรนำมาปะปนกัน
.
2.หัวเรื่องของอีเมล์ (Subject) ควรจะมีความชัดเจน ให้ผู้รับคาดหวังได้ว่าจะได้รับข้อความเกี่ยวกับเรื่องอะไรจากจดหมายอิเล็คทรอนิคส์ของเราเช่น “Agenda for the Bangkok meeting” หรือ “กำหนดการประชุมที่กรุงเทพฯ” ไม่ควรส่งอีเมล์โดยไม่มีหัวเรื่อง เพราะจะทำให้อีเมล์นั้นอาจถูกมองข้ามไปได้

3.หากต้องการทำให้ผู้รับรู้สึกมีความสำคัญ ก็ควรส่งให้ผู้รับโดยตรง ไม่ควร cc (ที่ย่อมาจาก carbon copy) หรือการสำเนาอีเมล์นั้นให้ผู้รับจำนวนมาก เพราะผู้รับจะมองเห็นว่าอีเมล์นั้นถูกส่งให้ผู้คนมากมายและอาจไม่เกี่ยวข้องกับตนเองโดยตรง อีกวิธีหนึ่งก็คือการทำสำเนาโดยทางอ้อม หรือ bcc (ที่ย่อมาจาก blind carbon copy) เพราะในกรณีนี้ผู้รับจะรู้สึกเหมือนว่าผู้ส่งส่งอีเมล์ให้ตนเองโดยตรง และไม่เห็นชื่อของผู้รับคนอื่นๆในรายชื่อของผู้รับคนอื่นๆอีกด้วย

4.หลีกเลี่ยงพฤติกรรมการส่งจดหมายขยะ (spamming) เช่นการส่งอีเมล์ไปเป็นจำนวนมากๆติดต่อกัน หรือส่งอีเมล์ไปยังผู้ใช้ที่ไม่มีตัวตนอยู่จริง (หรือชื่อผู้รับไม่ถูกต้อง) บนเซิรฟเวอร์เดียวกันหลายๆครั้งติดต่อกัน เพราะในกรณีเหล่านี้เราอาจถูกสงสัยว่าเป็นผู้ส่งจดหมายขยะทำให้อีเมล์ของเราถูก block หรือถูกกันไม่ให้ส่งผ่านไปได้

5.ใช้โปรแกรมป้องกันไวรัสและ spam ถึงแม้อาจจะกันไม่ได้ 100% แต่ก็ช่วยได้ในเบื้องต้น

6.หลีกเลี่ยงการเขียนคำที่พบบ่อยๆในจดหมายขยะ อย่างเช่น “cheap drugs” เพราะโปรแกรมป้องกัน spam ของผู้รับอาจตรวจพบและเข้าใจผิดว่าอีเมล์ของเราเป็น spam ไปได้ครับ

7.ระวังการใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติ (auto-reply mail) เช่นในกรณีที่เราลาพักร้อนหลายๆวันไม่สามารถเปิดอ่านอีเมล์ได้ ในกรณีนี้เท่ากับว่าเราเป็นการยืนยันให้ผู้ส่งจดหมายขยะ (spam) ทราบว่าเรามีตัวตนอยู่จริง และหากได้รับ spam มามากเราก็จะมีข้อความตอบกลับเป็นจำนวนมากตามไปด้วย ผลก็คืออีเมล์ของเราก็อาจถูกเหมารวมว่าเป็น spam ไปได้

8.ระวังข้อมูลหลอกลวงทางอีเมล์ (e-mail fraud) ซึ่งมีอยู่หลากหลายรูปแบบ เช่น Phishing หรือการหลอกให้เรา login เพื่อหลอกเอา Password ของเรา ซึ่งหากไม่แน่ใจว่าเป็นอีเมล์จริงหรือไม่ ก็ยังไม่ควรทำตามคำสั่งในอีเมล์ หรือตอบกลับไปยังอีเมล์นั้น แต่ควรตรวจสอบกับแหล่งที่มาของอีเมล์นั้นๆ ด้วยวิธีการอื่นๆเช่นโทรศัพท์ หรือติดต่อโดยตรงเพื่อยืนยันความถูกต้องเสียก่อน

อย่างไรก็ดีควรตระหนักว่าอีเมล์เป็นเพียงช่องทางหนึ่งของการสื่อสารเท่านั้น ในการทำe-mail marketing ให้ได้ผลสูงสุดนั้น จึงอาจใช้วิธีการอื่นๆ เช่นลงโฆษณา ส่งข่าวผ่านทาง Fax Tele-marketing Direct-mail SMS MMS หรือทำประชาสัมพันธ์รูปแบบอื่นๆเสริมเข้าไปด้วยขอให้โชคดี และประสบความสำเร็จกับ e-mail marketing